No ambiente dos cartórios extrajudiciais, a segurança da informação não é apenas uma recomendação técnica: é um pilar essencial para garantir a confiança da população, a conformidade legal e a integridade dos atos praticados. Em tempos de transformação digital e crescente volume de dados eletrônicos, proteger informações sensíveis tornou-se uma responsabilidade crítica para oficiais, substitutos, escreventes e demais profissionais da serventia.
O que são dados sensíveis em um cartório?
Cartórios lidam diariamente com informações de alto valor jurídico, pessoal e patrimonial. Entre os principais dados sensíveis estão:
- Registros de nascimento, casamento e óbito
- Escrituras e procurações públicas
- Atos de reconhecimento de firma e autenticação de documentos
- Dados financeiros, patrimoniais e de identificação civil
- Informações de terceiros envolvidos em atos
Esses dados, se expostos ou manipulados indevidamente, podem causar danos irreversíveis à imagem da serventia e prejuízos às partes envolvidas.
Principais ameaças à segurança da informação
A seguir, destacamos os riscos mais comuns que afetam a rotina cartorária:
- Ataques cibernéticos, como ransomware e phishing
- Vazamentos acidentais por uso inadequado de e-mails ou pendrives
- Furtos ou perdas de equipamentos sem criptografia
- Senhas fracas ou compartilhadas entre usuários
- Desatualização de sistemas e falhas em softwares
Boas práticas para proteger informações no cartório
Para garantir a integridade e segurança dos dados sensíveis, é fundamental adotar medidas práticas e acessíveis. Veja as principais:
1. Atualização constante dos sistemas
Manter os softwares da Argon atualizados (como o WCRC3, WNotas, GESEDISP e WFinanca) é essencial para:
- Corrigir falhas de segurança
- Acompanhar as normas técnicas do CNJ e da Corregedoria
- Garantir compatibilidade com selos digitais e certificados digitais
A atualização de softwares em cartórios evita brechas que podem ser exploradas por agentes mal-intencionados.
2. Utilização de senhas fortes e individuais
Cada colaborador deve ter seu próprio acesso, com senhas complexas e intransferíveis. Reforce a importância de:
- Trocar senhas regularmente
- Nunca anotar ou compartilhar credenciais
3. Criptografia e backups regulares
É imprescindível adotar soluções que criptografem os dados armazenados e transmitidos. Além disso:
- Realize backups automáticos e seguros, de preferência fora do ambiente local
- Teste periodicamente a integridade desses backups
4. Controle de acessos e permissões
Defina quem pode acessar quais informações dentro do sistema. O princípio do menor privilégio ajuda a reduzir o risco de erros e vazamentos internos.
5. Conscientização e treinamento da equipe
Um dos maiores riscos à segurança está no fator humano. Promova capacitações regulares sobre:
- Boas práticas digitais
- Reconhecimento de tentativas de fraude
- Uso correto dos sistemas da Argon
6. Hardware atualizado e seguro
Não adianta proteger o software se os equipamentos estão defasados. Garanta estações de trabalho com:
- Processadores modernos (Intel i5/i7, Ryzen 5/7)
- Memória RAM adequada (mínimo de 8GB)
- Armazenamento em SSD, mais rápido e confiável
- Antivírus e firewall ativos
- Sistema operacional atualizado e com suporte (Microsoft Windows)
Adequação à LGPD e normativas do CNJ
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e as diretrizes do CNJ impõem responsabilidades diretas aos cartórios quanto ao tratamento de dados pessoais. Isso inclui:
- Coleta, armazenamento e descarte responsáveis
- Transparência com os titulares dos dados
- Registro de atividades de tratamento
Sistemas atualizados e bem configurados, como os da Argon, contribuem para essa conformidade.
Monitoramento e auditoria contínuos
Implemente rotinas periódicas para:
- Verificar tentativas de acesso indevido
- Avaliar logs dos sistemas
- Identificar possíveis vulnerabilidades
Essa vigilância constante permite agir antes que um problema se torne um incidente grave.
Entre em contato com a Argon para saber como manter os sistemas da sua serventia atualizados, seguros e alinhados com as exigências do setor extrajudicial.
