A rotina dos cartórios extrajudiciais vem passando por uma transformação significativa nos últimos anos, impulsionada pela digitalização dos serviços e pela mudança nas expectativas do cidadão. Nesse cenário, o agendamento digital de atendimentos surge como uma solução estratégica para modernizar o relacionamento com o público, reduzir filas e tornar a operação mais eficiente.
O que é o agendamento digital e como funciona nos cartórios
O agendamento digital permite que o usuário escolha, pela internet, o melhor dia e horário para ser atendido na serventia, seja para lavrar uma escritura, registrar um nascimento ou realizar reconhecimento de firma.
Soluções como o Akioras, da Argon, oferecem uma interface intuitiva onde:
- O usuário acessa o site do cartório e visualiza os horários disponíveis
- Escolhe o serviço desejado e preenche seus dados
- Recebe uma confirmação automática com as orientações para o atendimento
Esse fluxo é totalmente integrado com os sistemas da serventia, permitindo o controle da agenda em tempo real.
Benefícios diretos para a equipe do cartório
1. Organização e previsibilidade da demanda
Com o agendamento digital, é possível:
- Planejar a equipe com base na quantidade de atendimentos previstos
- Distribuir melhor os horários, evitando picos de atendimento
- Reduzir o tempo de espera e melhorar a experiência do usuário
2. Redução de filas e aglomerações
Principalmente após a pandemia, manter um fluxo controlado de pessoas dentro da serventia tornou-se fundamental. O agendamento digital contribui para:
- Evitar aglomerações na recepção
- Atender cada pessoa com mais atenção e calma
3. Eficiência no uso dos recursos
A equipe pode se organizar com mais clareza para:
- Preparar previamente os documentos
- Verificar pendências antes do comparecimento
- Agilizar o atendimento no balcão
Benefícios para o cidadão
1. Comodidade e autonomia
O usuário não precisa mais ligar ou ir pessoalmente ao cartório para agendar. Ele faz tudo online, de qualquer lugar e a qualquer hora.
2. Redução do tempo de espera
Com horário marcado, o tempo na fila praticamente desaparece. Isso aumenta a satisfação e reduz reclamações.
3. Transparência e clareza na comunicação
Com a confirmação enviada automaticamente por e-mail ou SMS, o cidadão recebe orientações claras sobre:
- Documentos necessários
- Local e horário do atendimento
- Possibilidade de reagendamento, se necessário
Integração com os sistemas da Argon ou de terceiros
O Akioras é uma solução nativa da Argon, e por isso se integra perfeitamente com os demais sistemas já utilizados pelos cartórios:
- WNotas e WCRC3: permitindo organizar a agenda conforme os tipos de atos
- Sites personalizados da Argon: incorporando o agendamento direto no site do cartório
- GESEDISP: possibilitando o preparo prévio de selos e controle digital
Também é possível integrar com sistemas de terceiros de forma fácil, com apoio de manual técnico e suporte do desenvolvedor Argon.
Requisitos técnicos para operar o agendamento digital com eficiência
Para garantir que o agendamento digital funcione com estabilidade e fluidez, é importante contar com uma infraestrutura tecnológica compatível:
- Estações de trabalho atualizadas, com SSD e ao menos 8GB de RAM
- Conexão de internet estável, para sincronização em tempo real
- Navegadores atualizados e sistemas integrados com os softwares da Argon
Boas práticas para implantação do agendamento online
- Divulgue o agendamento digital nos canais oficiais do cartório
- Treine a equipe para lidar com a nova rotina e com possíveis dúvidas do público
- Estabeleça horários de atendimento específicos para agendamentos online
- Monitore a taxa de comparecimento e ajuste a agenda conforme necessário
Entre em contato com a Argon e conheça o Akioras — a solução completa de agendamento digital para modernizar o atendimento do seu cartório.
