A rotina cartorária está cada vez mais conectada a exigências técnicas e normativas definidas pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e pelas corregedorias estaduais. Em um ambiente regulado e fiscalizado, garantir conformidade não é apenas uma obrigação legal, mas um fator de credibilidade, segurança e continuidade das atividades da serventia.
Para alcançar esse objetivo, cartórios precisam adotar boas práticas que envolvem tecnologia, processos bem definidos e atualização constante dos sistemas.
O que significa estar em conformidade?
A conformidade no setor extrajudicial envolve:
- Atendimento às normas do CNJ, como os Provimentos nº 74/2018, 88/2019 e 100/2020
- Obediência às orientações da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado
- Manutenção de livros e registros obrigatórios em ordem
- Emissão correta e regular de selos digitais
- Segurança da informação e proteção de dados (incluindo LGPD)
Boas práticas que ajudam a manter a conformidade
1. Utilizar sistemas especializados e atualizados
Os sistemas da Argon, como WCRC3, WNotas, WFinanca e GESEDISP, são desenvolvidos com foco total no cumprimento das exigências legais e funcionam de forma integrada para:
- Gerar relatórios e mapas exigidos pelas corregedorias
- Automatizar a emissão e controle de selos digitais
- Facilitar a escrituração de atos e movimentações financeiras
A atualização de softwares em cartórios garante que todas as funcionalidades estejam alinhadas às mudanças normativas em tempo real.
2. Criar rotinas de conferência e auditoria interna
Estabeleça processos periódicos para revisar:
- A escrituração dos atos e registros
- A emissão e utilização de selos digitais
- Os repasses financeiros obrigatórios (ISS, fundos, emolumentos)
- A consistência dos dados transmitidos aos órgãos fiscalizadores
3. Manter a infraestrutura tecnológica compatível
As exigências do Provimento 74/2018 do CNJ incluem, por exemplo:
- Estações de trabalho com mínimo de 8GB de RAM
- Processadores de desempenho intermediário ou superior (Intel i5/i7, Ryzen 5/7)
- Armazenamento em SSD, que oferece mais estabilidade e velocidade
- Certificados digitais protegidos e controlados
- Uso de backup automático e segurança de rede
4. Garantir segurança da informação
Para evitar autuações, vazamentos ou incidentes de segurança:
- Utilize sistemas com criptografia e controle de acesso
- Mantenha antivírus atualizados e firewall ativo
- Aplique boas práticas de LGPD, como controle de consentimento e acesso restrito aos dados sensíveis
5. Capacitar a equipe continuamente
A conformidade depende de todos. Por isso, invista em treinamentos sobre:
- Uso correto dos sistemas
- Processos exigidos pela corregedoria
- Segurança digital e boas práticas de atendimento
6. Estabelecer cronograma de atualizações e revisões
Crie um plano periódico para:
- Atualizar sistemas e módulos da Argon Informática
- Verificar versões dos certificados digitais
- Avaliar performance das máquinas e infraestrutura
- Conferir relatórios de uso do GESEDISP e movimentações financeiras no WFinanca
A importância de um parceiro tecnológico confiável
Contar com uma empresa especializada como a Argon permite que o cartório esteja sempre:
- Alinhado com as normas vigentes
- Pronto para responder à fiscalização
- Amparado por suporte técnico capacitado
- Atualizado com ferramentas desenvolvidas exclusivamente para o setor extrajudicial
Entre em contato com a Argon e descubra como manter sua serventia em plena conformidade com o CNJ e as corregedorias, com segurança, eficiência e tecnologia especializada.
