A operação de um cartório moderno é cada vez mais dependente de sistemas digitais integrados, estações de trabalho estáveis e processos informatizados. Soluções como o WNotas, WCRC3, WFinanca, GESEDISP e Akioras, todos desenvolvidos pela Argon Informática, oferecem desempenho e segurança de alto nível — mas só conseguem entregar o máximo de sua capacidade quando o ambiente tecnológico da serventia está em dia.

Ignorar a manutenção tecnológica leva a consequências como:

• Lentidão no atendimento
  
  
• Erros no envio de selos digitais
  
  
• Falhas na integração de sistemas
  
  
• Risco de perda de dados
  
  
• Aumento no número de chamados de suporte
  
  
  

Para ajudar cartórios a manterem uma estrutura digital confiável, fluida e segura, elaboramos um checklist completo de manutenção tecnológica, que pode ser usado como base para rotinas internas, auditorias ou treinamentos de equipe.

Por que a manutenção preventiva é essencial no cartório

Segurança jurídica e tecnológica andam juntas

Uma estação de trabalho travando pode parecer um problema pontual. Mas, no contexto do cartório, ela pode atrasar a lavratura de um ato, impedir a emissão de selos ou até comprometer o envio de informações obrigatórias ao CNJ ou à Corregedoria. Ou seja: o impacto é jurídico, não apenas técnico.

⚠️ Um sistema atualizado rodando em uma máquina obsoleta não garante conformidade nem produtividade.

✅ Checklist de manutenção tecnológica para serventias

Abaixo, você confere os principais itens que devem ser verificados regularmente para garantir a saúde digital do cartório. Para facilitar a implementação, dividimos o checklist em blocos: hardware, software, usuário, rede e segurança.

🔧 Hardware

🖥️ Estações de trabalho

• Possuem SSD instalado (em vez de HD tradicional)?
  
  
• Contam com mínimo de 8GB de RAM (ideal: 16GB nas estações críticas)?
  
  
• Estão equipadas com processadores modernos (Intel i5/i7 ou AMD Ryzen 5/7)?
  
  
• Há limpeza física periódica (ventoinhas e dissipadores livres de poeira)?
  
  
• O desempenho geral (velocidade de inicialização, travamentos) é monitorado?
  
  
• Estações com uso intenso de PDFs ou vídeo contam com GPU dedicada?
  
  
  

🖨️ Periféricos

• Impressoras estão atualizadas e funcionando normalmente?
  
  
• Leitores de tokens e certificados estão operando sem falhas?
  
  
• Scanners e digitalizadores têm seus drivers atualizados?
  
  
  

🧠 Software e sistemas

⚙️ Sistemas da Argon Informática

• Todos os módulos (WNotas, WCRC3, WFinanca, GESEDISP, Akioras) estão na última versão disponível?
  
  
• Os logs de atualização estão salvos/documentados?
  
  
• Os sistemas estão operando sem lentidão ou falhas frequentes?
  
  
• Integrações entre módulos estão funcionando (ex: WNotas + GESEDISP + WFinanca)?
  
  
• Os relatórios estão sendo gerados corretamente?
  
  
  

🖥️ Sistema operacional

• Todas as estações utilizam Windows 10 ou 11 com atualizações em dia?
  
  
• Os drivers de rede, vídeo e periféricos estão atualizados?
  
  
• Os recursos visuais do sistema não estão sobrecarregando o desempenho?
  
  
  

👥 Usuário e operação

👨‍💻 Equipe

• A equipe passou por treinamento nos sistemas Argon nos últimos 12 meses?
  
  
• Há um ou mais usuários referência para suporte interno?
  
  
• Novos colaboradores estão sendo treinados antes de operar os sistemas?
  
  
• Existem manuais internos, fluxos operacionais ou checklists de uso?
  
  
  

📊 Rotinas

• Existe um cronograma de atualizações periódicas dos sistemas?
  
  
• A equipe sabe como realizar backups dos dados ou salvar documentos críticos?
  
  
• As estações são reiniciadas diariamente ao fim do expediente?
  
  
  

🌐 Rede e conectividade

• A conexão com a internet é estável e de alta velocidade?
  
  
• Há separação entre a rede administrativa e a rede para público (Wi-Fi)?
  
  
• O roteador ou switch está em local adequado, com refrigeração e sem interferências?
  
  
• As estações conseguem acessar os sistemas web da Argon sem lentidão ou quedas?
  
  
• O uso de recursos de videoconferência (como Akioras) está funcionando bem?
  
  
  

🔒 Segurança da informação

• Todos os computadores têm antivírus confiável, leve e atualizado?
  
  
• Estão ativados os firewalls do Windows e do antivírus?
  
  
• Não há programas suspeitos ou desconhecidos instalados?
  
  
• Os navegadores utilizados estão atualizados (Chrome, Edge, Firefox)?
  
  
• Há backup periódico dos dados críticos da serventia (local e/ou nuvem)?
  
  
• Os certificados digitais (ICP-Brasil) estão válidos e funcionando corretamente?
  
  
• Existe controle de acesso com usuários individuais e senhas seguras?
  
  
  

🗓️ Frequência recomendada das verificações

📋 Como aplicar este checklist na prática

1. Crie um documento interno com os itens listados

Você pode adaptar esse checklist para planilhas internas (Excel ou Google Sheets), com colunas de data da verificação, responsável e observações.

2. Estabeleça responsáveis por setor

Exemplo:

• TI → Hardware e rede
  
  
• Substituto → Operação dos sistemas
  
  
• Contabilidade → Backup e relatórios
  
  
  

3. Realize reuniões curtas de manutenção preventiva

Revisar esse checklist mensalmente ajuda a evitar problemas maiores, como perda de dados ou paradas imprevistas no atendimento.

Resultados esperados com a manutenção tecnológica ativa

Ao aplicar esse checklist com regularidade, sua serventia pode alcançar:

• ✅ Redução drástica de falhas operacionais
  
  
• ✅ Maior velocidade de atendimento ao público
  
  
• ✅ Menor dependência de suporte técnico
  
  
• ✅ Maior estabilidade na emissão de selos digitais
  
  
• ✅ Melhor experiência para o usuário e para a equipe
  
  
• ✅ Conformidade com as exigências das Corregedorias
  
  
  

Tecnologia bem cuidada = produtividade garantida

A tecnologia é o motor invisível que sustenta a operação do cartório moderno. Mas, assim como um motor precisa de revisão, as estações de trabalho, sistemas e redes também precisam de atenção constante.

Com este checklist de manutenção tecnológica, sua serventia se antecipa aos problemas, atua com mais segurança e aproveita ao máximo as soluções da Argon Informática.

Entre em contato com a Argon a para orientações personalizadas e suporte na modernização tecnológica da sua serventia.