A transformação digital chegou com força total ao setor extrajudicial, promovendo uma verdadeira revolução na maneira como os cartórios operam, atendem o público e garantem a segurança jurídica dos atos. Mais do que uma tendência, a digitalização de processos passou a ser uma necessidade estratégica para manter a fluidez, a conformidade e a eficiência nas serventias.

O que significa digitalizar processos no cartório?

Digitalizar processos vai muito além de escanear documentos. Trata-se de uma reestruturação do fluxo de trabalho, substituindo etapas manuais por soluções digitais integradas, como:

• Sistemas eletrônicos para lavratura de atos, registros e autenticações
• Assinaturas digitais e certificação ICP-Brasil
• Armazenamento eletrônico com validade jurídica
• Comunicação via e-mail ou portais com usuários e órgãos públicos
• Agendamento online e atendimento remoto

Essa transformação vem acompanhada de ganhos operacionais que impactam diretamente a rotina dos escreventes, substitutos, oficiais e responsáveis técnicos.

Ganhos de produtividade e agilidade no atendimento

Ao adotar sistemas como o WNotas, WCRC3 e Akioras, os cartórios conseguem automatizar tarefas repetitivas, reduzir retrabalho e evitar filas. Um ato que antes levava 40 minutos, entre digitação, conferência e coleta de assinaturas, pode ser concluído em metade do tempo com o apoio de recursos digitais.

Além disso, a digitalização facilita o acesso rápido a informações de atos anteriores, otimizando consultas e revisões. O histórico completo fica disponível com poucos cliques.

Redução de erros e aumento da segurança jurídica

Sistemas modernos trazem validações automáticas, preenchimento inteligente e padronização de campos, minimizando falhas humanas. Isso se traduz em:

• Menor risco de erros materiais
• Preenchimento correto de campos obrigatórios
• Controle de selos digitais com rastreabilidade total

Com o apoio de soluções como o GESEDISP, a serventia consegue gerenciar os selos com mais precisão e evitar inconsistências que poderiam comprometer a validade dos atos.

Atendimento ao cidadão com mais comodidade e transparência

A digitalização também amplia as possibilidades de interação com o público. Por meio de um site personalizado, o cartório pode disponibilizar:

• Consulta de atos
• Download de documentos eletrônicos
• Formulários online
• Chatbot ou atendimento via Whatsapp

Com o Akioras, por exemplo, o cidadão agenda o atendimento com antecedência, evitando deslocamentos desnecessários e esperas.

Conformidade com normativas e exigências legais

O CNJ e as Corregedorias Estaduais têm impulsionado fortemente a digitalização, publicando normativas que exigem, por exemplo:

• Uso de selo digital
• Lavratura e registro eletrônico de atos
• Conectividade com o e-Notariado, ONR e outros sistemas oficiais

Ao adotar os sistemas da Argon, o cartório garante alinhamento com essas exigências, evitando sanções e fortalecendo a segurança jurídica.

Melhoria na gestão e controle interno

Soluções como o Wfinanca – Gestão Financeira, permitem que os responsáveis técnicos e substitutos tenham visão total da saúde financeira da serventia, com relatórios detalhados, conciliações automáticas e alertas de movimentações atípicas. Isso é essencial para uma gestão moderna e eficiente.

Além disso, com processos digitalizados, torna-se mais fácil:

• Acompanhar a lavratura dos atos e selos digitais
• Identificar gargalos e pontos de melhoria
• Integrar dados de diferentes setores da serventia

Cultura digital e capacitação da equipe

Para que a digitalização seja bem-sucedida, é fundamental investir na capacitação contínua dos colaboradores. A resistência à mudança é natural, mas pode ser superada com treinamento, envolvimento da equipe e demonstração prática dos benefícios.

A Argon oferece suporte especializado e orientações práticas para que a equipe consiga aproveitar ao máximo cada sistema implementado.

O papel da infraestrutura tecnológica

De nada adianta investir em softwares modernos se as estações de trabalho não acompanham esse avanço. É importante garantir:

• Computadores com SSD, pelo menos 8GB de RAM e processadores atuais (como Intel i5/i7 ou AMD Ryzen 5/7)
• Internet estável e segura
• Atualizações constantes de sistemas e drivers

Manter a infraestrutura alinhada é parte essencial do sucesso na digitalização.

Entre em contato com a Argon para saber como manter os sistemas da sua serventia atualizados, seguros e alinhados com as exigências do setor extrajudicial.